2014年04月30日

一流の仕事術●やるべきことをリストアップする

「できる人ほど、なんでもリストアップする習慣がついています。

その方が、優先順位がわかる上、ミスが少なくなることを熟知しているからです。」

仕事を効率的にこなすコツは、朝一番にその日やるべきことのリストを作り、終わったものをどんどん消していくことです。

一日が終わったときに、そのリストの項目はすべて決着がついていなければなりません。

これは単なるスケジュールを確認する作業ではありません。

たとえば、午後、治験責任医師を訪問するなら、準備しなければならないことはたくさんあるはずです。

リストアップすることによって、やるべきことが明確になり、頭の中を整理することができます。

つまりシンプル化させ効率的に仕事ができるのです。

それもそのはず、そうすることで一つひとつの仕事に集中できますから。
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2014年04月29日

一流の仕事術●優先順位の高い仕事から片付ける

「仕事の達人のすごい習慣は、刻々と変わる仕事の優先順位を絶えず把握し、優先順位の高いもの順に片付けることです。」

複数の仕事を同時に与えられている場合は、まず、スケジュールを考え、優先順位をつけます。

そして、その仕事の意味を考えながら、優先順位の高いものから全力を投入しましょう。

あっちの仕事、こっちの仕事と並行してやっていると、集中力が欠けてミスや失敗を起しやすくなります。

ひとつの仕事に全力で当たれば、自ずと集中力もつき、仕事の密度も次第に高くなります。



仕事に費やす時間も短くなり、効率も上がってくるでしょう。

その上、一気にできるようになります。

仕事が少しでもできるようになると、上司や先輩からの仕事を頼まれることが急に多くなります。

新人の頃は、1つや2つのことを単にやっていればよかったのですが、ある程度評価されてくると、どんどん仕事を任され、多くのことを次々とこなさなければなりません。



好きな仕事であればいいのですが、ほとんどが初めてだったり、苦手そうなことばかりです。

ここで大抵の人が間違えてしまいます。

優先順位もしっかり考えずに、好きなことやできることから手をつけていくのです。



どんな仕事にも期日、締切があります。

ですから、仕事の依頼があったら、絶えず、その都度期日を確認し、間に合うように余裕を持って計画を立てながら終わらせましょう。

そのためには、優先順位をしつこいくらい再確認し、優先順位の高いものから順番に終わらせていくようにします。


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2014年04月09日

平日の使い方。無駄にしないようにね。

平日の勤務時間以外の過ごし方を考えよう。

特に帰宅後の時間の過ごし方が重要になってくる。

睡眠時間はとても大切なので、これは削ってはいけない。

その分、自己啓発の時間に集中しよう。

1)自己啓発は静かな時間にしよう


2)楽しもう

自己啓発は一種の規律と見ることもできるが、規律正しくすることだけが目的ではない。

あくまでも「自己啓発・自己成長」が目標であり、それを楽しみながらやるほうが長続きする。

ブログで文章能力の向上を目指すとか、アフィリエイトでマーケティング的思考に挑戦するとか。


3)何か建設的なことをする

ダラダラと無為な時間を過ごすのもたまにはいいが、それだけではつまらないので、何か建設的なことをしてみよう。

ポイントは、まず自分が没入する必要があること。

そして、長く続ける価値があることだ。

たとえば、読書でも単なる娯楽本だけではなく、時代がわかる本、人生に指針を与えてくれる本を選ぼう。


4)自分の領域を拡大すること

モニターだけではなくDMの知識を身につけるとか、統計解析について勉強する、など。


5)自分のキャリアに関心のあることも考える

必ずしも仕事の延長線上に自己啓発がある必要はない。

しかし、若い頃には、自分の生涯の仕事にかかわりのあることも考えてみるほうがよい。

将来、必ず役に立つからである。

面白い文章の書き方とか、プレゼンを極めるとか、交渉術に長けてみる、ベンチャー企業の社長の本を読破する・・・・等など。

平日にこのような習慣がつくと、自分でも驚くほど自己成長できることがわかるだろう。

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2014年04月08日

限られた時間をどう使うか

集中できる時間は15分だ。

でも、15分あれば、新聞もひととおり目を通すことができる。

内容の多い週刊誌ならば、15X2=30分で読める。

15分を1つのユニットとして考えてみよう。

研修でも講演でも、15分で話題が移ると疲れないし、飽きない。

もし、1つの話題を30分も60分も聞かされたら、聞き手はウンザリするだろう。

時間を決めて目標に集中することだ。



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2014年03月27日

あらゆる仕事の「デッドライン」を設定します

仕事ができる社員は、あらゆる仕事の「デッドライン」を設定します。

「いつまでに何をやるか」を明確に決めて、それに従って効率的に、集中的に仕事を進めます。

この「デッドライン」があるかないかは、仕事の結果を直接的に左右します。

なぜなら、人間は弱いもので、易きに流れる性質を持っているからです。

「デッドライン」が決まっていないと、なかなか集中できず、ダラダラと仕事をしてしまうという危機感を、仕事ができる社員は持っています。

だから、自分に対して積極的に「デッドライン」を課します。

そうやって仕事力を磨いていくのです。


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2013年11月12日

「企画書」を作れば休日を有効活用できる

誰もが「土曜にはあれをした」「日曜にはこれをしたい」と思うものです。

しかし、いざ休みになると、急な用事が入ったり、家族サービスに振り回されたりします。

結局、何もしないうちに休日が終わってしまうことが多いのではないでしょうか。

仕事では厳密なスケジュールを立て、進行管理に厳しい人が、こと自分の時間になるとルーズになることが多いようです。

ここは1つ、「休日の企画書」を作って、休日にやっておきたいことの予定を立てて、実行されたらどうでしょうか?
誰もが「土曜にはあれをした」「日曜にはこれをしたい」と思うものです。

しかし、いざ休みになると、急な用事が入ったり、家族サービスに振り回されたりします。

結局、何もしないうちに休日が終わってしまうことが多いのではないでしょうか。

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2013年11月11日

時間を生み出すための8カ条

●時間を生み出すための8カ条

(1)仕事をするときは段取りから考える

(2)「ながら」仕事をいやがらない

(3)やる気が起こるまで待たない

(4)仕事に優先順位をつける

(5)2割の重要な仕事を先にこなす

(6)人に任せて自分はチェックする

(7)とりかかったら集中して一気に片付ける

(8)常に仕事の先回りをする





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ストレスをためないランチタイムの使い方

ビジネスパーソンのお昼休みというと、正午から午後1時までという会社が多いようです。

そのため、お昼時間になるとランチを出すお店や弁当屋に行列ができます。

みんながいっせいに殺到するので仕方がないとも言えますが、これは完全なロスタイムです。

たとえば30分早く会社を出れば、すいた店内でゆっくりランチをとることができます。

同じ時間に同じ行動をするのはあまりにもムダの多いことですから、時間をずらして交代でランチに出るなどの工夫をするといいでしょう。l



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2013年11月08日

ほかの人の力を借りて上手に時間をつくる

取引先訪問で外出したり、会議に出るときは、自分の留守中に資料を探してもらったり、データ入力をしてもらうなど、戻ってきたときにすぐに次の仕事にかかれるように、部下や後輩に仕事をふっておきましょう。

戻ってすぐに仕事にとりかかれるのと、残業覚悟でそれらの作業を自分でやるのとでは、効率が違うだけではなく、自分の時間の量も大きく異なることになります。



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2013年11月07日

朝1時間の早起きで1日の充実度がアップ

自分の時間を作る手っとり早い方法は、朝、1時間早く起きることです。

朝からあたふたしてしまうと、その日1日、暗い気分を引きずってしまいます。

1時間早く起きることで、出勤まで勉強するなり、英会話のCDを聴くなり、あるいはインターネットで海外マーケット情報を調べるなり、いろいろなことが可能です。

1時間早く起きたのですから、ゆっくりコーヒーでも飲みながら本を読めば、実にゆったりした気分に満たされ、仕事に対する意欲が湧いてきます。

こうして1日をフル活動すれば、夜には自然に眠くなり、朝までぐっすり眠れます。


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2013年11月06日

1日の時間活用ノートを作ってみる

「時間がなくて」を口癖にしている人がいますが、そういう人は自分のスケジュールを見直す必要があります。

「10時 会議」「13時 来客」と、時間と用件だけを手帳に書いていませんか?

これでは1日の空白時間やムダ時間をつかむことができません。

A5版かB5版のノートを用意し、タテは起床から就寝まで1時間単位に区切り、ヨコは見開きに月曜日から日曜まで区切ります。

こうして用件を書きこむと、空き時間がいかに多いかが一目瞭然です。

そこに「来客」「ミーティング」と細かく埋めていけば、時間はいくらでも増やすことができます。




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2013年11月05日

一流の仕事のコツ●取引先で待たされたら、すかさず情報収集せよ

約束の時間の5分前に取引先を訪ねたものの、先客との打ち合わせが長引いて待たされることがよくあります。

こんなとき、じっと座って待っているのではなく、相手の会社を観察してみましょう。

本棚の中にある書籍や資料、テーブルの上に置かれている小冊子、壁にかかっている写真など、その会社に関係のありそうなものについて情報を収集します。

担当者が現れたら、「あの写真はいつ頃のものですか」「こんな小冊子を出しておられるんですか」とたずねれば、相手は熱心に説明してくれ、場の雰囲気が一気に和やかになるはずです。



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2013年11月04日

一流の仕事のコツ●常にやるべきことをリストアップしておく

電車やバスを待っているとき、銀行でATMの前に並んでいるとき、病院で診察を待っているときなど、5分程度から1時間くらいの待ち時間まで様々です。

この待ち時間を無駄に過ごしていると、1日のロスタイムは大変なものになります。

そこで、こうした待ち時間ができたときのために、あらかじめ、やるべきことをリストアップしておくといいでしょう。

電話をかける、手紙を書く、Eメールを出す、資料を探す、企画を考えるなど、どのくらい時間が空きそうかでやることを選べばいいのです。



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2013年11月03日

一流の仕事のコツ●電話をかけるときにも同時並行処理で

電話をかけても相手がなかなか出ないとき、不在で折り返しの電話を待っているときなど、結構、イライラするものです。

しかも時間的なロスは測り知れません。

こんなときに役立つのが、複雑な作業と単純作業を組み合わせて同時並行で処理するテクニックです。

電話をかけるときは、パソコンの必要ファイルを開いたり、資料やスケジュール表をおいておき、相手が電話に出るまでの時間や待ち時間に目を通せば、ちょっとした仕事が片付くのでイライラすることもなくなります。




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2013年11月02日

待ち時間を無駄にしない方法

一流の仕事のコツ●約束の時間には「待たされる」用意をしておく

約束した時間に相手が来ないとイライラするものですが、イライラしてもしょうがありません。

こういう時のためにカバンには、常に書類や雑誌などを入れて歩きましょう。

3〜5分でも、集中すれば、かなりのページ数を読めるものです。

スマホでニュースをチェックするにもよいでしょう。



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2013年11月01日

疲れない歩き方8カ条

●疲れない歩き方8カ条

(1)肩の力を抜いてリラックスする

(2)あごを引いて胸を張る

(3)視線は4〜5メートル前方に置く

(4)歩幅はやや広めにとる

(5)腕を大きく振る

(6)かかとから着地して、つま先で地面をける

(7)ときどきカニ歩きやスキップをしてみる

(8)息を吸いながら2歩、吐きながら4歩を心がける






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2013年10月31日

電車の中でさりげなく体力づくり

ビジネスパーソンはだいたい運動不足ですが、特に足腰が弱い人が多いようです。

そこで、電車に乗っているときに簡単にできるストレッチを紹介しましょう。

電車が揺れてもいいように、つり革につかまり、靴の中で「かかと」を上げ下げしてください。

ふくらはぎが緊張するのが分かると思います。

これだけで、太腿から足首まで筋肉を鍛えることができます。

また、PCでマウス操作で右腕をよく使いますが、左腕はほとんど使いません。

つり革を左手でギュッと握っては力を抜く、というのを20回くらい続けてください。




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2013年10月30日

上司や部下とのコミュニケーション不足を解消

取引先の訪問に上司や部下が同行する場合は、移動の時間を上手に使って、積極的にコミュニケーションを図ってください。

日頃、「アフターファイブ」の飲み会が苦手という人もいると思います。

蔭では「付き合いの悪い奴」と思われているかもしれません。

そんな印象が定着してしまうと、あとあとまで言われかねません。

機会を見つけては、「酒はだめだが、こんなことならいつでも付き合うよ」というように、「話しやすいんだ」「そんなに悪い人ではないんだ」と、変なイメージを払しょくしたいものです。



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2013年10月29日

商談のシミュレーションで成果を上げる

大事な商談のために取引先を訪れるときは、移動中の時間に、これから先方と交わされるやり取りについて、頭の中でシミュレーションすることが大切です。

たとえば、自社の商品の特徴は何か、あるいは今回のプレゼンで一番、強調したいのは何か、再確認してください。

それに対して相手が出しそうな質問をシミュレーションしましょう。

逆の立場で考えて、どういう答え方をすれば納得するかを想定すればわかりやすくなります。

時間のある限り、いろいろなパターンを考えてみることが肝心です。







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2013年10月28日

●移動手段やルートを変えて大脳の活性化を図る

取引先を訪問するとき、いつも同じルートを選んでいませんか?

時間が読めるというメリットはありますが、特に急ぎの用件でなければ、移動手段やルートを変えてみると、見るモノ、感じるモノがガラッと変わります。

たとえば電車で移動している人は1週間に1回、車に変えてみてはどうでしょう。

あるいは歩いてもいいでしょう。

歩くことで大脳が活性化され健康にもいいですよ。



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